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Secrétaire-réceptionniste

Organisme : Saint-Félix-de-Kingsey

Téléphone
819 848-2321

Télécopieur
819 848-2202

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Catégorie : Secrétariat / bureautique
Type de poste : Permanent, Temps plein
Date de début de publication : Le 10 janvier 2018
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 29 janvier 2018

Responsabilités

Sous la supervision du directeur général et secrétaire-trésorier et en étroite collaboration avec ce dernier, la personne recherchée exécutera notamment les tâches suivantes :

Volet administratif

  • Accueillir et répondre aux demandes des contribuables et des visiteurs;
  • Gérer les appels téléphoniques et le système téléphonique;
  • Gérer la petite caisse;
  • Recevoir et transmettre du courrier;
  • Procéder à la mise à jour d’index;
  • Créer et mettre à jour différents outils et tableaux à l’aide de logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Procéder à la préparation de requêtes et de bons de commandes;
  • Rédiger et corriger des lettres, comptes rendus de rencontres et autres documents issus de différents départements;
  • Percevoir les paiements de taxes et autres;
  • Préparer, en collaboration avec le directeur général, les séances du conseil municipal (ordre du jour, résolutions, procès-verbaux, avis publics, correspondance) et effectuer les suivis afférents (acheminer les résolutions aux personnes et organismes concernés);
  • Recevoir et assurer le suivi des demandes d’accès à l’information ainsi que des plaintes (accusé de réception et préparation de certains projets de réponse);
  • Effectuer des recherches aux archives et classer des documents;
  • Maintenir les inventaires à jour;
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.

 Volet communications

  • Collaborer à la gestion du site Web et des réseaux sociaux (publication de contenu, mise à jour, etc.);
  • Participer au montage du bulletin municipal (recherche de photos, révision de textes);
  • Coordonner divers projets : création d’outils de communication, mise en page de documents officiels, montage PowerPoint, etc.;
  • Gérer le panneau d’affichage numérique;
  • Collaborer à l’organisation occasionnelle d’événements : conférences de presse, séances d’informations, lancements officiels, événements protocolaires du conseil municipal, etc.;
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, diplôme d’études collégiales en Techniques de bureautique ou toute autre formation ou expérience jugée équivalente assortie de 2 ans d’expérience en lien avec l’emploi;
  • Diplôme en comptabilité, un atout;
  • Excellente connaissance du français écrit et parlé;
  • Connaissance de l’anglais, un atout;
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Excellente capacité de rédaction;
  • Maîtrise d’outils de communication graphique, un atout;
  • Connaissance du logiciel SYGEM, un atout;
  • Connaissance du milieu municipal, un atout;
  • Habileté à communiquer avec les gens et entregent;
  • Sens de l’organisation, autonomie et jugement;
  • Capacité à travailler sous pression et gérer le stress;
  • Facilité à travailler en équipe.

Commentaires

Poste permanent de 29,5 heures par semaine

Salaire offert : Selon la politique en vigueur

Régime d’assurances collectives

Date d’entrée en fonction : Février 2018

Toute personne intéressée par cet emploi doit faire parvenir son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 29 janvier 2018 à 16h30 à l’attention de M. Luis Bérubé, directeur général et secrétaire-trésorier par courrier au 1205, rue de l’Église, Saint-Félix-de-Kingsey, Québec, J0B 2T0 ou par courrier électronique à direction.generale@saintfelixdekingsey.ca.

Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés. Prière de ne pas téléphoner. De plus, la Municipalité de Saint-Félix-de-Kingsey se réserve le droit de contacter des candidats avant la fin de la période d’affichage.

Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger la lecture.

Responsable Luis J. Bérubé
Courriel Contacter
Téléphone : 819 848-2321
Télécopieur : 819 848-2202